कार्य संबंधी ईमेल और गोपनीयता
चेतावनी: यह एक गंभीर कानूनी विषय है। नियमों और उनके प्रयोग की पुष्टि के लिए योग्य सलाहकारों से संपर्क करें।ऑफिस ईमेल एक व्यावसायिक कार्य उपकरण है।
जिसमें व्यापार से संबंधित काफी मात्रा में जानकारी शामिल है।
कंपनियां ईमेल के साथ जो चाहें कर सकती हैं।
यह एक व्यावसायिक कार्य उपकरण है, लेकिन क्या इसे कर्मचारियों द्वारा लिखा और पढ़ा जाता है?
क्या वे इसे पढ़ सकते हैं? क्या वे इसका बैकअप ले सकते हैं? क्या वे इसे आर्काइव कर सकते हैं?
सारांश:
- दो प्रकार के कार्य ईमेल पते
- सामान्य कार्य ईमेल पते, कोई प्रतिबंध नहीं
- कंपनी की निजी मेलबॉक्स, जैसे कि कंपनी की कारों में।
- व्यवहार संबंधी दिशा-निर्देश
- केवल कुछ विशेष परिस्थितियों में ही पढ़ा जा सकता है
- कर्मचारी को सूचित करें
- बड़े पैमाने पर जाँच करना प्रतिबंधित है
- कानूनी आवश्यकतायें
- ईमेल संदेशों को संग्रहित करने का दायित्व
- कर्मचारी को सूचित करने का दायित्व
- ईमेल संदेशों को हटाने की बाध्यता
- मेलबॉक्स को निष्क्रिय करने का दायित्व
सामान्य कार्य ईमेल पते, कोई प्रतिबंध नहीं
ऑफिस के मेलबॉक्स का स्वभाव विरोधाभासी है।
यह नियोक्ता के स्वामित्व वाला एक उपकरण है, लेकिन इसका उपयोग कर्मचारी द्वारा किया जाता है।
हमें व्यावसायिक ईमेल पतों के दो अलग-अलग प्रकारों के बीच अंतर करना होगा:
- कंपनी का निजी ईमेल बॉक्स, जैसे name.surname@companyname.com
- सामान्य कंपनी ईमेल बॉक्स जैसे कि सूचना, सहायता, बिक्री, विपणन, बिलिंग आदि।
यानी, वे सभी जो किसी एक व्यक्ति से संबंधित नहीं हैं
सामान्य कंपनी मेलबॉक्स में कोई समस्या नहीं है।
कंपनी उनकी जांच करती है, सभी संदेश पढ़ती है, उस पर कोई प्रतिबंध नहीं है।
कंपनी की निजी मेलबॉक्स, जैसे कि कंपनी की कारों में।
व्यक्तिगत मेलबॉक्स, जैसे कि name.surname@companyname.com ,
इसमें कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा हो सकता है जिसकी सुरक्षा नियोक्ता को करनी चाहिए।
यदि हम इस प्रकार के मेलबॉक्स का उपयोग करना चुनते हैं,
एक नियोक्ता के रूप में हमें यह जानना आवश्यक है कि हमें किन तकनीकी मानकों को अपनाना चाहिए।
और डेटा को ठीक से संसाधित करने के लिए किन उपकरणों का उपयोग करना चाहिए।
मेलबॉक्स की तुलना कंपनी की कार से की जा सकती है।
इसे कर्मचारी को व्यावसायिक कार्यों के भीतर उपयोग करने के लिए उपलब्ध कराया जाता है।
उदाहरण के लिए, नियोक्ता कर्मचारी द्वारा तय की गई दूरी की जाँच कर सकता है, ताकि यह सत्यापित किया जा सके कि कर्मचारी ने सही तरीके से गाड़ी चलाई है।
उसने इस कार्य उपकरण का दुरुपयोग नहीं किया है, न ही इसका उपयोग व्यक्तिगत उद्देश्यों के लिए किया है।
हालांकि, नियोक्ता बिना विशिष्ट कारणों के व्यवस्थित रूप से निगरानी नहीं कर सकता है।
कर्मचारी कंपनी की गाड़ी के अंदर क्या करता है।
मेलबॉक्स कंपनी की कार के समान है, एक ऐसा कार्य उपकरण जो कंपनी के स्वामित्व में है।
कर्मचारी को इसका उपयोग करने के लिए दिया गया है, ताकि वह इसका उपयोग काम के लिए कर सके, केवल अपने कार्यों को पूरा करने के लिए।
कर्मचारी द्वारा कार्य समय के दौरान भी जो कुछ भेजा और प्राप्त किया जाता है, वह वैसा ही होता है जैसा कि होता है।
कंपनी की कार के कॉकपिट के अंदर की बातचीत को निजी पत्राचार के बराबर माना जाता है।
केवल कुछ विशेष परिस्थितियों में ही पढ़ा जा सकता है
कंपनी ईमेल संदेशों में लिखी हुई बातों को पढ़ नहीं सकती।
इसे व्यवस्थित रूप से और बिना किसी विशिष्ट कारण के नहीं किया जा सकता है।
भले ही इसके पीछे कोई विशिष्ट प्रेरणा हो, लेकिन इसे केवल कुछ निश्चित परिस्थितियों में ही किया जा सकता है।
तीन अलग-अलग हित दांव पर हैं, जिनमें संतुलन बनाए रखना आवश्यक है:
- इस सामग्री तक पहुँचने में नियोक्ता का हित
संगठनात्मक/उत्पादन, कार्य सुरक्षा या अन्य कारणों से - कर्मचारियों की वैध अपेक्षा
जो इस सामग्री को गोपनीय मानते हैं - उस कंपनी के नाम वाले खाते में पत्र लिखने वाले तीसरे पक्षों की अपेक्षा
उन्हें शायद इस बात की जानकारी न हो कि उनके पत्राचार की सामग्री निजी और गोपनीय नहीं है।
(ईमेल संदेशों के निचले भाग में दिया जाने वाला मानक अस्वीकरण आमतौर पर यह चेतावनी देता है कि सामग्री को अन्य लोग भी पढ़ सकते हैं)
कर्मचारी को सूचित करें
कर्मचारी को पर्याप्त लिखित संचार के माध्यम से सूचित किया जाना चाहिए कि ईमेल संदेशों
इसका उपयोग केवल रोजगार संबंध से संबंधित सभी उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है, उदाहरण के लिए व्यक्तिगत उपयोग पर प्रतिबंध लगाकर।
इस दस्तावेज़ में कंपनी के उपकरणों का उपयोग करने का तरीका बताया जाना चाहिए।
ईमेल बॉक्स सहित, और यह सूचित करें कि गोपनीयता नियमों के अनुपालन में:
- कानून का पालन करने और कंपनी की संपत्तियों की सुरक्षा के लिए ईमेल संदेशों को संग्रहीत किया जाएगा।
- कुछ मामलों में, कंपनी कर्मचारी के मेलबॉक्स की सामग्री की जांच कर सकती है।
बड़े पैमाने पर जाँच करना प्रतिबंधित है
तथाकथित “व्यापक नियंत्रण” निषिद्ध हैं।
जैसे कि किसी कर्मचारी के मेलबॉक्स की सामग्री को व्यवस्थित रूप से पढ़ना।
नियोक्ता के नियंत्रण की सीमाएं तीन मूलभूत सिद्धांतों पर आधारित हैं:
-
एक है सद्भावना , जिसके तहत नियोक्ता के पास जांच करने की संभावना होती है।
कर्मचारी के कंपनी मेलबॉक्स पर तभी संदेश भेजें जब इसका कोई ठोस कारण हो।
उदाहरण के लिए, कंपनी की उन संपत्तियों की सुरक्षा के लिए जो किसी वायरस से प्रभावित या जोखिम में पड़ सकती हैं;
या कर्मचारी की बेवफाई के संदेह की स्थिति में, बचाव संबंधी जांच करना। -
अन्य कारक नियंत्रण में आनुपातिकता और समय तथा अनुसंधान के विषय में सीमाएँ हैं।
ईमेल संदेशों को संग्रहित करने का दायित्व
नियमों के अनुसार नियोक्ता को यह साबित करना होगा
पर्याप्त और प्रभावी सुरक्षा उपाय अपनाए गए हैं
कंपनी के डेटा की सुरक्षा के लिए, जैसे कि कॉर्पोरेट ईमेल का संग्रह करना।
कर्मचारी को सूचित करने का दायित्व
नियोक्ता द्वारा डेटा तक पहुंच
यदि विस्तृत कंपनी जानकारी के अभाव में यह कार्य किया जाता है:
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यह एक बहुत गंभीर उल्लंघन का प्रतिनिधित्व करता है।
कर्मचारी के निजी स्थान में संवेदनशील डेटा मिल सकता है।
उदाहरण के लिए, राजनीतिक, धार्मिक, यौन या ट्रेड यूनियन रुझानों के बारे में जानकारी।
जिसकी गोपनीयता उच्चतम स्तर पर सुनिश्चित की जानी चाहिए। -
यह एक आपराधिक अपराध है
अवैध रूप से प्राप्त सभी डेटा के लिए भी जोखिम मौजूद है।
किसी भी कानूनी प्रक्रिया में अनुपयोगी होना
ईमेल संदेशों को हटाने की बाध्यता
व्यावसायिक पत्राचार को सामान्यतः अधिकतम दस वर्षों तक सुरक्षित रखा जाना चाहिए।
कंपनी की संपत्तियों की रक्षा करने और किसी भी कानूनी कार्यवाही में अपना बचाव करने में सक्षम होने के लिए।
व्यक्तिगत डेटा का भंडारण और प्रसंस्करण केवल विशिष्ट उद्देश्यों के लिए ही अनुमत है।
यदि यह उद्देश्य एक निश्चित अवधि के बाद, उदाहरण के लिए दस वर्षों के बाद, समाप्त हो जाता है, तो इस डेटा को हटा दिया जाना चाहिए।
मेलबॉक्स को निष्क्रिय करने का दायित्व
कर्मचारी की बर्खास्तगी या इस्तीफे की स्थिति में,
नाम.उपनाम मेलबॉक्स को थोड़े समय के भीतर निष्क्रिय कर देना चाहिए।
कंपनी एक स्वचालित उत्तर सक्रिय कर सकती है जो प्रेषक को सूचित करेगा कि खाता निष्क्रिय कर दिया गया है।
उन्हें किसी अन्य आंतरिक ईमेल पते पर लिखने के लिए आमंत्रित करना।
बर्खास्त कर्मचारियों के कंपनी संदेशों का ऐतिहासिक संग्रह
संदेश तभी सुरक्षित रखे जा सकते हैं जब कर्मचारी को सूचित किया गया हो कि उसके संदेश संग्रहीत किए जा रहे हैं।